Da tempo, in maniera lenta e parziale, era in atto in Comin una riorganizzazione del lavoro dei servizi centrali. Inizialmente vi era un’unica funzione centrale chiamata Amministrazione che svolgeva tutti i compiti organizzativi necessari alla gestione del lavoro. Il primo gruppo di lavoro specifico ri-organizzato è stato il Gruppo Personale con il compito di gestire la selezione dei nuovi operatori, i passaggi interni e le altre questioni legate alla gestione del lavoro. Un altro momento significativo di questo processo di riorganizzazione è stato, nel 2014, la messa a punto di una nuova struttura funzionale che consente di gestire con più efficacia le attività di sostegno alla progettazione, di comunicazione interna ed esterna e di raccolta fondi. Ciò è avvenuto attraverso la costituzione di un’equipe unitaria per gestire queste funzioni che abbiamo denominato ARSS (Area sostenibilità e sviluppo). Nel frattempo si era costituito un altro gruppo di lavoro, denominato Unità Formativa (UFO), con lo scopo di organizzare l’attività formativa della cooperativa. Nel funzionigramma 2016 sono definiti i compiti di questi servizi centrali. Negli allegati è possibile uno stralcio di tale funzionigramma sui servizi centrali.
Nel 2017 il Cda avverte l’esigenza di operare un riassetto definitivo delle funzioni organizzative. Questo lavoro ha visto la partecipazione attiva e organizzata di tutti gli operatori dei servizi centrali oltre ad altri soci, in particolare i coordinatori dei servizi. Il Cda ha presidiato e coordinato con il contributo di un consulente esterno l’intero processo. Le Slide di presentazione del processo riportano i passi seguiti. Vengono definite le caratteristiche generali delle aree che saranno gestite prevedendo la centralità dell’équipe, un coordinatore-referente per ogni area e la definizione dei responsabili di ogni funzione e si costituiscono piccoli gruppi di lavoro che avranno il mandato di proporre un’organizzazione puntuale del lavoro di ognuna delle sei aree identificando: le modalità operative, le risorse necessarie per gestire ogni funzione e la composizione dell’équipe.
L’esito di questo lavoro ha portato all’approvazione assembleare di una nuova organizzazione dei servizi centrali che sono stati suddivisi in sei aree gestionali:
- Area APAC: Processi Amministrativo Contabili
- Area APES: Personale e soci
- Area ArSS: Sviluppo e Sostenibilità
- Area Segreteria Generale: Accoglienza e Supporto Logistico
- Area K-Compliance: Adempimenti organizzativi derivanti da normative
- Area SPIP: Sviluppo del Pensiero e dell’Identità Pedagogica
Per facilitare l’integrazione del lavoro tra le diverse aree si costituisce il Coordinamento delle aree gestionali.
Negli anni successivi si affina la funzionalità del lavoro di ogni area e diventa progressivamente più pressante, in seguito ad esempio dell’inasprimento degli aspetti burocratici, intenso e significativo il lavoro svolto da ciascuna di esse. Rimandiamo chi fosse interessato ad una lettura più puntuale della parte dell’organigramma 2022 relativa alle funzioni gestionali per avere il quadro di questa riorganizzazione.
Un esempio della mole e dell’importanza del lavoro delle aree gestionali, in questo caso per quanto riguarda l’area K, è stato il percorso necessario per adeguare l’organizzazione della cooperativa alle richieste della legge 231 che prevede l’obbligo di rendere evidenti metodi e processi atti a prevenire l’esecuzione di reati da parte di singole persone nel corso dell’attuazione del lavoro. Questa necessità deriva dal fatto che in mancanza di adeguate forme di prevenzione rispetto al rischio di reati la stessa cooperativa diventa penalmente perseguibile. Per questo è stato fatto un lavoro preliminare di formazione e informazione per acquisire le competenze specifiche (vedi Slide) e poi predisporre le operatività necessarie richieste. Alla fine del percorso il Cda ha approvato il Modello organizzativo 231 e il relativo Codice di Comportamento, ratificati poi dall’assemblea dei soci del 19 dicembre 2016, con anche la nomina dei componenti dell’Organismo di Vigilanza (ODV). In questi documenti vengono tra l’altro definite le aree di rischio principali presenti nel lavoro di cooperativa oltre alla previsione di idonee procedure per la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente nelle attività definite a maggior rischio.
Queste attenzioni hanno ricevuto un ulteriore impulso dopo la promulgazione della legge 81/2008 relativa alla sicurezza sul lavoro, che ha reso necessaria l’identificazione di presidi e responsabilità specifiche anche a questo proposito. Insomma proprio un gran lavoro per l’area K recentemente costituita, anche in merito all’organizzazione accurata dei corsi relativi alla sicurezza sul lavoro.
Vale la pena anche di richiamare il grande lavoro svolto da ArSS sia sul versante della progettazione, che si è via via ampliata con relative necessità di rendicontazione, spesso molto complesse, sia su quello relativo al Fund Raising e alla Comunicazione. Ci soffermiamo ora sulla forte esigenza della cooperativa di riuscire ad accrescere la propria incisività comunicativa verso l’esterno. A questo proposito è stato fatto, per un paio di anni, il tentativo di avviare un ufficio stampa specifico in collaborazione con la rivista Altraeconomia, per cercare di rendere costante e più competente il nostro rapporto con la stampa. È importante ricordare a questo proposito anche la gestione da parte nostra per alcuni anni di un blog all’interno del Fatto Quotidiano, con la pubblicazione di circa 50 articoli tra il 2012 e il 2016. Anche se il blog era nominale si è trattato, come nostra abitudine, di esperienze di scrittura collettiva da parte di un gruppo di soci, che alla fine si è conclusa per mancanza di energie e calo di motivazione. Chi è interessato può trovare negli Approfondimenti la raccolta degli articoli pubblicati.
Riguardo alla riorganizzazione dei servizi centrali è opportuno rammentare che in questi anni c’è stata un’implementazione del lavoro dei Gruppi ad hoc e del Tavolo coordinatori. La valorizzazione di questi ambiti risponde a due esigenze strategiche per lo sviluppo della cooperativa. I gruppi ad hoc si fanno carico del collegamento tra i servizi omogenei per gestire questioni comuni e per facilitare il confronto riguardo alle metodologie e lo sviluppo del pensiero pedagogico specifico. Il presidio di queste funzioni si è fatto esigenza importante, come abbiamo visto, dopo il passaggio dai Settori alle Unità territoriali. In questo periodo, a fianco dei gruppi ad hoc affido e comunità, si è avviato il lavoro anche dei nuovi gruppi i gruppi ad hoc domiciliarità, scolastica e disabilità.
Importante per la cooperativa anche il lavoro del Tavolo coordinatori. La gestione del coordinamento dei servizi è una funzione davvero strategica per ogni organizzazione. Per noi lo è in modo peculiare perché rappresenta anche uno snodo importante per la gestione del modello policentrico sul piano organizzativo e decisionale. Anche per questo è fondamentale non lasciare soli i coordinatori nella gestione di questa delicata funzione. Questo avviene ora in due modi: attraverso la costituzione di mini équipe tra coordinatori che coordinano lo stesso servizio o servizi omogenei e appunto il Tavolo coordinatori, che presidia lo sviluppo della cultura del coordinamento specifica di Comin attraverso momenti di confronto e con l’organizzazione e di formazione ad hoc. Importante anche la funzione di sostegno ai singoli coordinatori da parte dei Referenti del Tavolo, in particolare con i nuovi coordinatori, ma anche con tutti gli altri.
Importante il collegamento dei Gruppi ad hoc e del Tavolo coordinatori con l’area Spip, in particolare per quanto riguarda l’organizzazione dei momenti formativi e per facilitare lo sviluppo del pensiero pedagogico, anche con l’intento di promuovere l’elaborazione di documenti e pubblicazioni che sintetizzino e diffondano il sapere pedagogico costruito nel lavoro quotidiano dei nostri servizi.
Per concludere questa esposizione sulla riorganizzazione delle funzioni gestionali centrali è utile anche ricordare la necessità di favorire un collegamento con e tra le diverse Unità Territoriali. A tal fine il Coordinamento organizza dei momenti di raccordo tra i referenti delle diverse UT per avviare il confronto su aspetti specifici oppure in occasione dei momenti previsti per la definizione o la verifica degli obiettivi prioritari. Questo collegamento è ad ogni modo garantito anche nella gestione ordinaria della cooperativa dalla presenza in ogni CUT (coordinamenti di unità territoriale) di un membro del cda, dal lavoro delle aree gestionali che affiancano gli stessi CUT (o i servizi specifici) nella programmazione del lavoro ordinario, per gli aspetti che competono alle specifiche aree oppure al momento della costruzione e dell’avvio di nuovi progetti.
Sarebbe utile entrare più nello specifico del lavoro svolto da ognuna delle aree gestionali negli anni a seguire. Più avanti avremo modo di farlo.